Vad är upphandling?

Offentlig sektor måste följa andra regler än privata aktörer när de ska göra inköp eftersom offentliga sektorn finansieras med skattepengar. Offentliga myndigheter och enheter ska följa det upphandlingsrättsliga regelverket när varor, tjänster och byggentreprenader köps in till verksamheten. Det grundläggande syftet med regelverket är att stimulera tillväxt och konkurrens samt att säkerställa en kostnadseffektiv och ändamålsenlig hantering av skattemedlen

Hur går man tillväga?

  • När en offentlig myndighet eller enhet har identifierat ett behov, ska den formulera upphandlingsdokumenten, vari den beskriver vad som ska upphandlas och vilka krav som ställs på varan, tjänsten eller entreprenaden.
  • Vid en offentlig upphandling får alla ekonomiska aktörer som uppfyller de grundläggande kraven som ställs av den upphandlande enheten möjlighet att lämna anbud och sälja sina tjänster och produkter.
  • En upphandlande enhet ska alltid förhålla sig objektivt och neutralt till de företag som lämnar anbud.

Vad händer när anbudstiden gått ut?

  • När anbudstiden har gått ut ska den upphandlande enheten sedan kvalificera och utvärdera de inkomna anbuden för att bestämma vem som får kontraktet.
  • Efter att beslutet att anta en viss ekonomisk aktör är taget och har meddelats samtliga ekonomiska aktörer, börjar besvärstiden att löpa.
  • Vid upphandlingar över EU:s tröskelvärde får avtal inte tecknas före besvärstiden har gått ut och de andra leverantörerna har haft möjlighet att besvära sig.
  • Upphandlingsregelverket sätter ramarna för hur en upphandlande enhet ska genomföra inköp på ett objektivt sätt.
  • En upphandlande enhet bör planera upphandlingen så att tillräckligt med tid finns för att genomföra eventuella marknadsundersökningar, upprätta upphandlingsdokumenten och ge de ekonomiska aktörerna tid att formulera sina anbud.

 

En offentlig upphandling ska alltid präglas av de grundläggande upphandlingsprinciperna om öppenhet, likabehandling och proportionalitet.

Läs mer om upphandlingsprinciperna

Alla inköp och upphandlingar ska ske med utgångspunkt i de grundläggande upphandlingsprinciperna:

Likabehandling:
Alla leverantörer ska behandlas lika. De ska exempelvis ges samma information, samtidigt.

Icke-diskriminering:
Exempel på diskriminering är att utesluta en leverantör, direkt eller indirekt, med anledning av leverantörens nationalitet. Detta är förbjudet. Det är heller inte tillåtet att välja ett lokalt företag på grund av dess geografiska läge.

Transparens:
Transparens innebär öppenhet i upphandlingen. Ett exempel på detta är ett tydligt förfrågningsunderlag som innehåller samtliga krav på såväl vara, tjänst som leverantör. Ett sådant förfrågningsunderlag ger alla anbudsgivare samma förutsättningar.

Proportionalitet:
De krav som ställs på leverantören måste vara rimliga, proportionella, mot bakgrund av det som ska upphandlas.

Ömsesidigt erkännande:
Detta innebär att intyg och certifikat som utfärdats av en medlemsstats behöriga myndigheter också ska gälla i andra EU/EES-länder.

En upphandlande enhet kan i vissa fall göra en direktupphandling, vilket innebär avvikelse från konkurrensutsättning av upphandlingen.

Mer om villkoren för direktupphandling

  • För att kunna använda sig av direktupphandling måste något av de nedanstående villkoren vara uppfyllt:

    • varan eller tjänsten på grund av tekniska eller konstnärliga skäl eller på grund av ensamrätt kan fullgöras endast av en leverantör, eller

    • upphandlingen är av brådskande karaktär som inte beror på upphandlingsenhetens försummelse eller

    • det vid förenklat förfarande inte har mottagits några lämpliga anbud och de ursprungliga villkoren för kontraktet inte ändrats väsentligt 

    • som tilläggsbeställning i ett tidigare ingått avtal förutsatt att ändringen av avtalet kan anses ha skett på grund av omständigheter som inte kunnat förutses samt/eller att byte av leverantör skulle medföra betydande olägenhet för den upphandlande enheten

     

    Direktupphandling under direktupphandlingsgränsen

    Det finns tre olika sätt att genomföra en direktupphandling på.

    1. Direkt köp av en enda leverantör

    2. Riktad förfrågan till flera leverantörer

    3. Öppen konkurrensutsättning

I vissa upphandlingar är de mer ändamålsenligt att teckna ramavtal istället för vanligt upphandlingskontrakt

Mer om ramavtal

Ett ramavtal är ett avtal som fastställer villkoren för kontrakt som senare ska tilldelas under en viss tidsperiod. Ramavtal kan tecknas för upphandlingar av såväl varor och tjänster som byggentreprenader.

Ramavtal är ansett som en effektiv och användbar avtalsform när den upphandlande enheten, med rimlig grad av säkerhet, kan förutse framtida återkommande behov av anskaffningar och vill planera för dessa. De kontrakt som tilldelas under tiden ramavtalet löper kallas avrop. Avrop från ramavtalet kan endast göras av de upphandlande enheter som är part i avtalet och kan göras under hela ramavtalstiden.

 

Skillnaden mellan ramavtal och vanligt upphandlingskontrakt

Ett ramavtal upphandlas på samma sätt som ett vanligt upphandlingskontrakt. Skillnaden är att ramavtalet fastställer villkoren för framtida avrop under ramavtalets giltighetstid medan ett vanligt upphandlingskontrakt avser en faktisk anskaffning och innehåller en fullständig reglering av leverantörens åtagande. 

 

När lämpar sig ramavtal?

Ramavtal lämpar sig särskilt för upphandling där produkter och priser utvecklas snabbt och det ur den upphandlande enhetens synvinkel inte är ändamålsenligt att binda sig till fasta priser och villkor. Tillämpningsområdet kan vara till exempel anskaffning av datateknik och tjänsteupphandling där det inte är ändamålsenligt att på förhand fastställa tjänstens omfattning. Förfarandet möjliggör relativt långvariga kontrakt. Ramavtalet kan underlätta planeringen av inköp för en upphandlande enhet. I och med att den upphandlande enheten inte behöver utföra en fullständig upphandling för varje gång den avropar från ett ramavtal, medför ett ramavtal ofta kostnadsmässiga och tidsmässiga fördelar. 

 

Längden på ett ramavtal

Ett ramavtal får gälla i högst fyra år inklusive eventuella optioner. Inga betydande ändringar får göras i villkoren för ramavtalet under dess giltighetstid. Ramavtal kan ingås mellan en eller flera upphandlande enheter och en eller flera leverantörer. Avropsavtalets längd kan sträcka sig längre än ramavtalets giltighet.
 

Olika typer av ramavtal

Det finns tre olika typer av ramavtal:

  • Ramavtal med en leverantör med alla villkor fastställda
  • Ramavtal med flera leverantörer med alla villkor fastställda
  • Ramavtal med flera leverantörer där kontrakt tilldelas genom en förnyad konkurrensutsättning
  • Ramavtal med flera leverantörer med en kombination av fastställda och icke fastställda villkor.